مطلوب سكرتيرة / إدارية فى شركة مقاولات رائدة

نبذة عن الوظيفة

تعلن شركة مقاولات رائدة ومقرها في إمارة أبوظبي عن توفر فرصة وظيفية متميزة لشغل منصب سكرتيرة / موظفة إدارية للانضمام إلى فريق العمل الإداري. تتطلب هذه الوظيفة مهنية عالية وقدرة على إدارة المهام المكتبية بكفاءة ضمن بيئة عمل ديناميكية في قطاع المقاولات والإنشاءات.

المهام والمسؤوليات اليومية

• تنظيم وإدارة مواعيد المديرين التنفيذيين ورؤساء الأقسام، بما يشمل جدولة الاجتماعات الداخلية والخارجية.
• متابعة المراسلات اليومية الواردة والصادرة (البريد الإلكتروني، الخطابات الرسمية، الفاكسات) وضمان توزيعها على الجهات المعنية.
• إعداد محاضر الاجتماعات وتوثيق القرارات والتوصيات ومتابعة تنفيذها.
• إدارة نظام الأرشفة الإلكتروني والورقي للمستندات والعقود والخطط الهندسية والملفات الإدارية.
• التنسيق مع الأقسام المختلفة (المشاريع، العقود، الموارد البشرية، الشؤون المالية) لتسهيل سير العمل.
• استقبال الزوار والعملاء والمقاولين وتوجيههم بشكل لائق يعكس صورة الشركة الاحترافية.
• إعداد التقارير الدورية والعروض التقديمية باستخدام برامج مايكروسوفت أوفيس.
• متابعة تجديد التراخيص والتصاريح الحكومية المتعلقة بمشاريع الشركة.

المتطلبات والخبرات الوظيفية

• الخبرة العملية: خبرة سابقة لا تقل عن سنتين في الأعمال الإدارية والسكرتارية التنفيذية.
• الأفضلية: تُعطى أولوية قصوى للمرشحات اللواتي يملكن خبرة سابقة في شركات المقاولات والإنشاءات أو المكاتب الاستشارية الهندسية.
• المؤهل العلمي: دبلوم عالي أو بكالوريوس في إدارة الأعمال، إدارة المكاتب، أو تخصص ذي صلة.
• إجادة اللغة الإنجليزية: مستوى جيد جداً في القراءة والكتابة والمحادثة (مستوى B2 أو ما يعادله) للتعامل مع المراسلات الدولية والمقاولين الأجانب.

المهارات التقنية والبرمجية المطلوبة

• إتقان متقدم لحزمة Microsoft Office (Word لمعالجة النصوص، Excel للجداول والتتبع، PowerPoint للعروض، Outlook لإدارة البريد والتقويم).
• القدرة على استخدام أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية (DMS) وبرامج الأرشفة.
• مهارة في سرعة الطباعة باللغتين العربية والإنجليزية.
• الamiliarity بأنظمة الاتصالات المكتبية الحديثة وأجهزة التصوير والطباعة.

الكفاءات السلوكية والمهارات الشخصية

• مهارات تواصل كتابية وشفوية متميزة باللغتين العربية والإنجليزية.
• قدرة عالية على التنظيم وإدارة الوقت وتحديد الأولويات تحت ضغط العمل.
• الدقة والاهتمام بالتفاصيل في التعامل مع المستندات الفنية والعقود.
• السرية التامة والأمانة في التعامل مع معلومات الشركة الحساسة.
• المرونة والقدرة على التكيف مع متطلبات مواقع المشاريع المتغيرة.
• روح الفريق والقدرة على بناء علاقات عمل فعالة مع متعدد التخصصات.

بيئة العمل والقطاع

العمل في مقر الشركة الرئيسي في أبوظبي ضمن قطاع المقاولات والبناء، مما يوفر فرصة لاكتساب خبرة متخصصة في الإدارة الهندسية والمشاريع الكبرى. البيئة مهنية محفزة تتطلب الالتزام بساعات العمل الرسمية مع إمكانية العمل الإضافي حسب متطلبات المشاريع.