مساعد إداري تنفيذي في المنيا - وظائف سكرتارية وإدارة مكتبية

نبذة عن الدور

تعلن شركة كنوز فيجن عن توفر فرصة عمل مميزة بوظيفة مساعد إداري تنفيذي للعمل في محافظة المنيا. يتطلب هذا المنصب مهارات تنظيمية عالية وقدرة على إدارة المهام الإدارية واللوجستية بكفاءة لدعم الفريق التنفيذي وضمان سير العمل بسلاسة. يعد هذا الدور محورياً في تنسيق الاتصالات الداخلية والخارجية، وإدارة الوثائق، وتنظيم الاجتماعات والفعاليات.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• تنظيم الاجتماعات والفعاليات: التنسيق مع الأقسام المختلفة لتنظيم الاجتماعات الداخلية والخارجية بفعالية، بما في ذلك حجز قاعات الاجتماعات، إعداد جداول الأعمال، ومتابعة الحضور.
• دعم الإدارة التنفيذية: تنفيذ مهام دعم شاملة للمديرين لضمان سير العمل دون مشاكل وبدقة عالية، بما في ذلك إدارة المواعيد، ترتيب السفر، وإعداد التقارير الدورية.
• إدارة الاتصالات الخارجية: التواصل مع الأطراف الخارجية (عملاء، موردين، شركاء) لترتيب الاجتماعات وتبادل المعلومات بشكل دوري واحترافي.
• متابعة المهام اليومية: مراقبة تنفيذ المهام اليومية والأنشطة التشغيلية لضمان إنجازها بالشكل الصحيح وفي المواعيد المحددة.
• إعداد الوثائق والمراسلات: صياغة وإعداد جميع الوثائق، المراسلات الرسمية، المحاضر، والعروض التقديمية التي تخص الفريق التنفيذي والإداري.
• إدارة الملفات والأرشفة: تنظيم الملفات والمستندات (ورقية وإلكترونية) بشكل منهجي يسهل الوصول إليها واسترجاعها بسرعة.
• الدعم اللوجستي: تقديم الدعم الإداري واللوجستي الشامل للموظفين والإدارة، بما في ذلك إدارة المستلزمات المكتبية، صيانة المعدات، والتنسيق مع الموردين.

المتطلبات والمؤهلات الأساسية

• الخبرة العملية: خبرة سابقة في مجال السكرتارية التنفيذية أو المساعدة الإدارية، ويفضل في بيئة شركات أو مؤسسات.
• المهارات التقنية: إتقان قوي لبرامج MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) وGoogle Workspace (Docs, Sheets, Drive, Calendar).
• مهارات الاتصال: مهارات ممتازة في التواصل الشفهي والكتابي باللغتين العربية والإنجليزية، مع القدرة على التعامل باحترافية مع المكالمات الهاتفية والمراسلات الرسمية.
• القدرات التنظيمية: قدرة عالية على تنظيم الوقت، تحديد الأولويات، إدارة مهام متعددة في آن واحد، والعمل تحت الضغط.
• الدقة والاهتمام بالتفاصيل: الحرص على إتمام المهام بدقة وكفاءة عالية، مع إعداد تقارير ومستندات واضحة وخالية من الأخطاء.
• المؤهل الدراسي: مؤهل عالي مناسب (بكالوريوس تجارة، إدارة أعمال، سكرتارية، أو ما يعادلها).

السمات الشخصية والكفاءات المفضلة

• الإبداع والابتكار: القدرة على تقديم حلول وأفكار جديدة تضيف قيمة للعمل وتحسن العمليات الإدارية.
• التعلم الذاتي: الرغبة والقدرة على اكتساب مهارات جديدة بشكل مستمر ومواكبة أحدث أدوات الإدارة المكتبية.
• التحليل والتقييم: القدرة على تقديم تقييمات موضوعية دقيقة وتحليل البيانات بعمق لدعم اتخاذ القرار.
• إدارة الموارد: الكفاءة في استخدام الموارد المتاحة (بشرية، مادية، زمنية) بفعالية لتحقيق الأهداف.
• الالتزام والطموح: البحث عن بيئة عمل مستقرة توفر مسارًا وظيفيًا واضحًا وفرصًا للنمو المهني.

بيئة العمل والمزايا

توفر الشركة بيئة عمل احترافية ومحفزة في مقرها بالمنيا، مع رواتب تنافسية تضمن استقرارًا ماليًا، وفرصًا للتطوير المهني المستمر. نبحث عن أفراد ملتزمين وطموحين للانضمام إلى فريقنا والمساهمة في تحقيق رؤيتنا.