مديرة مكتب | إدارة أعمال مكتبية وتنظيم إداري

ملخص الوظيفة

نبحث عن مديرة مكتب ذات خبرة وكفاءة عالية للانضمام إلى فريق العمل في الرياض. ستتولى المرشحة المثالية مسؤولية إدارة العمليات المكتبية اليومية، وتنظيم سير العمل، وتقديم الدعم الإداري الشامل للمسؤول، مع ضمان سلاسة التواصل والتنسيق بين الإدارات المختلفة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• إدارة الأعمال اليومية في المكتب والإشراف على سير العمليات الإدارية.
• استقبال البريد اليومي والمعاملات الخاصة بالمسؤول، وفرزها وتصنيفها حسب الأولوية.
• توجيه المعاملات لجهات الاختصاص ومتابعتها حتى الإنجاز.
• عرض المعاملات على المسؤول واتخاذ الإجراءات اللازمة بشأنها.
• صياغة الخطابات والمراسلات الرسمية الموجهة من المسؤول إلى باقي الإدارات.
• إدارة وتنظيم الأعمال المكتبية بما يضمن الكفاءة والفعالية.
• التنسيق المستمر مع مدراء الإدارات التابعة للمسؤول في جميع الأعمال اليومية.
• تنظيم مواعيد المسؤول وجدولة اجتماعاته الداخلية والخارجية.
• إدارة وقت المسؤول وتقسيمه بما يتناسب مع متطلبات الأعمال اليومية.
• الحصول على المواعيد الخارجية للمسؤول خارج الهيئة والتنسيق لها.
• تنظيم المعاملات والبريد اليومي وتقديمها للمسؤول بشكل منظم وفي الوقت المناسب.

المؤهلات والمتطلبات

• حاصلة على مؤهل عالي (بكالوريوس أو ما يعادله) في إدارة الأعمال، السكرتارية التنفيذية، أو تخصص ذي صلة.
• إجادة اللغة الإنجليزية قراءة وكتابة بمستوى يمكّن من التعامل مع المراسلات الرسمية والتقارير.
• خبرة عملية سابقة في مجال إدارة المكاتب أو السكرتارية التنفيذية (يُفضل ذكر سنوات الخبرة في السيرة الذاتية).
• مهارة عالية في استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) وأنظمة الأرشفة الإلكترونية.

المهارات والكفاءات المطلوبة

• مهارات تنظيمية وإدارية متميزة مع القدرة على تعدد المهام وتحديد الأولويات.
• مهارات تواصل فعّالة (كتابية وشفهية) باللغتين العربية والإنجليزية.
• القدرة على صياغة المراسلات والتقارير الإدارية بلغة مهنية رصينة.
• الدقة والاهتمام بالتفاصيل في التعامل مع المعاملات والوثائق الرسمية.
• السرية التامة والأمانة في التعامل مع المعلومات الحساسة.
• المرونة والقدرة على العمل تحت الضغط وفي بيئة ديناميكية.
• مهارات التعامل مع كبار المسؤولين والشخصيات الرسمية بلباقة واحترافية.