موظف استقبال - سكرتارية مكتب أمامي - السعودية

نبذة عن الوظيفة

نبحث عن موظف استقبال محترف للانضمام إلى فريق العمل في بيئة مكتبية ديناميكية بالمملكة العربية السعودية. يتطلب الدور إدارة عمليات المكتب الأمامي بكفاءة، والتعامل مع الزوار والعملاء بأعلى معايير الاحترافية، ودعم الأنشطة الإدارية اليومية لضمان سير العمل بسلاسة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• استقبال الزوار والعملاء: الترحيب بالضيوف وتوجيههم بمهنية، وتقديم المساعدة اللازمة منذ لحظة الوصول.
• إدارة المكالمات الهاتفية: الرد على الاتصالات الواردة، تحويل المكالمات للأقسام المعنية، وتدوين الرسائل بدقة.
• تنظيم منطقة الاستقبال: الحفاظ على مكتب أمامي نظيف ومنظم يعكس صورة مهنية للشركة.
• التنسيق بين الأقسام: تسهيل التواصل الداخلي وتوجيه الاستفسارات للإدارات المختصة.
• دعم المهام الإدارية: تنفيذ أعمال مكتبية متنوعة مثل الفرز، الأرشفة، وإدارة البريد الوارد والصادر عند الحاجة.
• متابعة المواعيد: تنظيم جداول المواعيد وغرف الاجتماعات بالتنسيق مع الموظفين المعنيين.

المتطلبات الأساسية

• الجنسية: سعودي/ة (مطلوب).
• مهارات التواصل: إجادة التحدث والاستماع الفعّال باللغتين العربية والإنجليزية (مستوى أساسي إلى جيد).
• المظهر المهني: الالتزام بالزي الرسمي والسلوك المهني اللائق ببيئة العمل.
• المهارات التقنية: إجادة استخدام الحاسب الآلي وتطبيقات مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, Outlook) بمستوى أساسي على الأقل.
• القدرة على تعدد المهام: التعامل مع ضغط العمل وتنظيم الأولويات بمرونة.

المهارات المفضلة (ميزة إضافية)

• خبرة سابقة في استقبال الفنادق، الشركات، أو المراكز الطبية.
• إجادة اللغة الإنجليزية بمستوى جيد جداً (محادثة وكتابة).
• معرفة بأنظمة إدارة الزوار أو برامج الحجز الإلكتروني.
• مهارات في خدمة العملاء وحل الشكاوى الأولية.

بيئة العمل

فرصة للعمل في بيئة مهنية محفزة تتيح تطوير المهارات الإدارية والتواصل مع شرائح متنوعة من العملاء والموظفين. الدور محوري في تشكيل الانطباع الأول عن المنشأة ويساهم مباشرة في جودة تجربة الزائر.