سكرتير تنفيذي - شركة تنظيم أفراح أبوظبي | راتب 2000 درهم + إقامة

تعلن شركة رائدة في خدمات تنظيم الأفراح والمناسبات بأبوظبي عن حاجتها لتعيين سكرتير تنفيذي (ذكر أو أنثى) للانضمام لفريق العمل الإداري بدوام كامل. يندرج هذا المنصب تحت مسمى مساعد إداري أو منسق مكتب ضمن قطاع الضيافة والفعاليات، حيث يتطلب التعامل مع ترتيبات الحفلات، إدارة المواعيد، ومتابعة المراسلات الرسمية باللغة العربية والإنجليزية. تتميز بيئة العمل بالديناميكية العالية والاحتكاك المباشر مع عملاء من كبار الشخصيات، مما يستدعي مهارات تنظيمية متميزة وقدرة على العمل تحت الضغط.

المهام والمسؤوليات

• إدارة جدول مواعيد الإدارة وتنسيق اجتماعات العملاء الخاصة بترتيبات الأفراح والمناسبات
• إعداد وكتابة المراسلات الرسمية والتقارير الدورية باللغتين العربية والإنجليزية
• متابعة ملفات العملاء من الاستفسار الأول حتى تنفيذ الحفل وإغلاق الملف
• التنسيق مع الموردين (قاعات، زينة، تصوير، ضيافة) وتأكيد الحجوزات والعقود
• أرشفة المستندات والعقود إلكترونياً وورقياً وفق نظام تصنيف منظم
• الرد على الاستفسارات الهاتفية والإلكترونية باحترافية وتحويلها للأقسام المختصة
• إعداد تقارير المتابعة اليومية والأسبوعية لأنشطة القسم الإداري
• دعم فريق المبيعات في تجهيز العروض التقديمية والعقود المبدئية

الشروط والمتطلبات

• إقامة إماراتية سارية وقابلة للنقل (إعارة) - شرط أساسي لا غنى عنه
• خبرة عملية لا تقل عن سنتين في السكرتارية التنفيذية أو الإدارة المكتبية
• إجادة تامة لبرامج مايكروسوفت أوفيس (وورد، إكسل، باوربوينت، أوتلوك)
• مهارة عالية في اللغة العربية كتابةً وتحدثاً، مع مستوى جيد في الإنجليزية
• قدرة على تعدد المهام وإدارة الأولويات في بيئة سريعة التغير
• مهارات تواصل ممتازة وحسن مظهر وسلوك مهني راقٍ
• الالتزام بالدوام الكامل وفق نظام الشركة (8 ساعات يومياً، 6 أيام أسبوعياً)

المميزات والفوائد

• راتب أساسي ثابت 2000 درهم إماراتي شهرياً
• بيئة عمل احترافية في قطاع الضيافة والفعاليات الراقية
• فرصة لاكتساب خبرة في إدارة المناسبات الكبرى والتعامل مع عملاء VIP
• استقرار وظيفي مع شركة ذات سمعة طيبة في سوق أبوظبي

نصائح وظيفتك بنقرة للقبول في هذه الوظيفة

• أبرز في سيرتك الذاتية أي خبرة سابقة في قطاع الضيافة، الفنادق، أو تنظيم الفعاليات - فهذا يمنحك أفضلية تنافسية كبيرة
• جهّز نماذج من المراسلات الرسمية والتقارير التي أعددتها سابقاً لعرضها أثناء المقابلة كدليل على مهاراتك الكتابية
• تدرّب على سيناريوهات إدارة الأزمات والتنسيق بين أطراف متعددة (عميل، مورد، فريق داخلي) فأسئلة المقابلة ستركز على ذلك
• تأكد من جاهزية إقامتك للنقل قبل التقديم، واذكر ذلك بوضوح في خطاب التغطية لتوفير وقت الفرز
• أظهر معرفتك بأبرز قاعات الأفراح والموردين في أبوظبي - المعرفة المحلية توفر وقت تدريب وتثبت جديتك