سكرتارية تنفيذية - شركة تخليص معاملات حكومية - دبي (شارع الشيخ زايد / ديرة) - وظائف إدارية نسائية

نبذة عن الوظيفة

تعلن شركة رائدة في مجال تخليص المعاملات الحكومية بدولة الإمارات العربية المتحدة عن توفر شواغر وظيفية لمسمى سكرتارية تنفيذية للعمل في فروع الشركة المنتشرة في إمارة دبي، وتحديداً في موقعين استراتيجيين: شارع الشيخ زايد ومنطقة ديرة. هذه الفرصة مخصصة للكوادر النسائية المؤهلة للانضمام إلى فريق إداري محترف يدعم عمليات الشركة اليومية ويضمن سير العمل بسلاسة وكفاءة عالية.

المهام والمسؤوليات الرئيسية

• إدارة المراسلات والاتصالات: استقبال المكالمات الواردة والصادرة، فرز البريد الإلكتروني والورقي، وتوجيه الاستفسارات إلى الأقسام المعنية بدقة وسرعة.
• تنظيم المواعيد والجداول: إدارة مواعيد الإدارة العليا، تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، حجز قاعات الاجتماعات، وإعداد جداول الأعمال ومحاضر الاجتماعات.
• متابعة المعاملات الحكومية: التنسيق مع الجهات الحكومية والدوائر الرسمية (مثل الإقامة، الجوازات، البلدية، الاقتصاد، المحاكم) لمتابعة حالة المعاملات وضمان إنجازها ضمن الإطار الزمني المحدد.
• إدارة الأرشفة والتوثيق: إنشاء وصيانة أنظمة أرشفة إلكترونية وورقية منظمة للملفات، العقود، المعاملات، والمراسلات الرسمية لضمان سهولة الاسترجاع والامتثال للمعايير.
• إعداد التقارير والعروض التقديمية: صياغة التقارير الدورية، المذكرات الإدارية، والعروض التقديمية باللغتين العربية والإنجليزية حسب الحاجة.
• استقبال الزوار والعملاء: استقبال المراجعين والعملاء بمهنية عالية، توجيههم للأقسام المختصة، وتقديم الدعم اللازم لضمان تجربة خدمة متميزة.
• الدعم الإداري الشامل: تنفيذ المهام الإدارية اليومية مثل طلب المستلزمات المكتبية، صيانة المعدات، التنسيق مع الموردين، ودعم فريق العمليات في المهام الطارئة.

المتطلبات والشروط الأساسية

• الجنس: إناث فقط (حسب طبيعة الوظيفة ومتطلبات الشركة).
• المظهر العام: حسن المظهر والسلوك المهني شرط أساسي، مع الالتزام بالزي الرسمي أو الزي المحتشم المناسب لبيئة العمل المؤسسية.
• المؤهل العلمي: شهادة دبلوم أو بكالوريوس في إدارة الأعمال، السكرتارية التنفيذية، إدارة المكاتب، أو تخصص ذي صلة.
• الخبرة العملية: خبرة لا تقل عن سنتين في مجال السكرتارية التنفيذية أو الإدارة المكتبية، ويفضل من لديها خبرة سابقة في شركات تخليص المعاملات، مكاتب الخدمات الحكومية، أو شركات الاستشارات الإدارية في الإمارات.
• المهارات التقنية: إجادة تامة لبرامج Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)، والقدرة على التعامل مع أنظمة الأرشفة الإلكترونية وأنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM).
• اللغات: إجادة اللغة العربية (لغة الأم أو مستوى متقدم جداً) واللغة الإنجليزية بمستوى جيد جداً تحدثاً وكتابةً (مستوى B2 كحد أدنى).
• المهارات الشخصية: مهارات تواصل ممتازة، قدرة على العمل تحت الضغط، تعدد المهام، الدقة في التفاصيل، السرية التامة في التعامل مع المعلومات، والقدرة على بناء علاقات مهنية فعالة.

المهارات المفضلة (تمنح أفضلية)

• معرفة بإجراءات تخليص المعاملات في دوائر دبي الحكومية (الإقامة، الأراضي، البلدية، الاقتصاد، المحاكم، شرطة دبي).
• خبرة في استخدام أنظمة Tasheel، Amer، GDRFA، Dubai Trade، Dubai Now.
• إتقان لغة ثالثة (مثل الهندية، الأوردو، التاغالوغ، الروسية) للتعامل مع قاعدة عملاء متنوعة.
• شهادات تدريبية معتمدة في السكرتارية التنفيذية، إدارة المكاتب، أو البروتوكول والإتيكيت المهني.

بيئة العمل والموقع

العمل سيكون في أحد فرعي الشركة في دبي:

• الفرع الأول: شارع الشيخ زايد - قلب دبي التجاري، قريب من محطات المترو والمرافق الحيوية.
• الفرع الثاني: منطقة ديرة - المنطقة التجارية التاريخية، يسهل الوصول إليها عبر وسائل النقل العامة.

بيئة عمل مهنية، فريق متعاون، وفرص للتطور الوظيفي ضمن قطاع الخدمات الحكومية والإدارية النامي في الإمارات.

الكلمات المفتاحية للبحث

سكرتارية دبي، وظائف سكرتارية تنفيذية الإمارات، تخليص معاملات حكومية، موظفة استقبال وإدارة مكتب، وظائف نسائية دبي، شارع الشيخ زايد، ديرة، إدارة مراسلات، أرشفة إلكترونية، تنسيق مواعيد، متابعة معاملات إقامة وجوازات، Microsoft Office، ثنائي اللغة عربي إنجليزي.