Published: 2026-10-10
مدير مساعد في مكتب الاستقبال
ملخص الوظيفة
منصب إداري مبتدئ مسؤول عن قيادة ومساعدة في إتمام متطلبات التحولات اليومية بنجاح في مكتب الاستقبال. تشمل مجالات الإشراف موظفي الأجراس/الباب، لوحة المفاتيح، وخدمات الضيوف/مكتب الاستقبال. يهدف المنصب إلى ضمان رضا الضيوف والموظفين وتحقيق الميزانية التشغيلية، مع المساعدة في إكمال المسؤوليات المالية والإدارية.
المسؤوليات الأساسية
دعم إدارة فريق مكتب الاستقبال
- استخدام المهارات الشخصية والتواصل لقيادة وتأثير وتشجيع الآخرين
- الدعوة إلى اتخاذ قرارات مالية/تجارية سليمة وإظهار النزاهة/الأمانة
- القيادة من خلال المثال وتشجيع بناء الثقة المتبادلة والاحترام والتعاون بين أعضاء الفريق
- العمل كنموذج يحتذى به لإظهار السلوكيات المناسبة
- دعم جميع العمليات اليومية وفهم وظائف الموظفين لأداء المهام في غيابهم
- تدريب، ومشاورة، وتشجيع الموظفين والتعامل مع أسئلتهم واهتماماتهم
- دعم جميع مجالات المكتب الأمامي في غياب مدير المكتب الأمامي أو مكتب الاستقبال
- توجيه عمليات التحول اليومية لمكتب الاستقبال
- التواصل مع الموظفين حول توقعات الأداء وفقًا لوصف الوظائف لكل منصب
مراقبة ودعم التقدم نحو خدمات الضيوف وأهداف مكتب الاستقبال
- إدارة العمليات اليومية مع ضمان الجودة والمعايير وتلبية توقعات العملاء
- تطوير أهداف وخطط محددة لتحديد الأولويات وتنظيم وإنجاز العمل
- التعامل مع الشكاوى، تسوية النزاعات، وحل الشكاوى والصراعات، أو التفاوض مع الآخرين
- المشاركة في اجتماعات القسم والتواصل المستمر برسالة واضحة ومتسقة بشأن أهداف مكتب الاستقبال
- السعي لتحسين أداء الخدمة
- الإشراف على مستويات التوظيف لضمان تلبية احتياجات خدمة العملاء والتشغيل والأهداف المالية
- تدريب الموظفين على الالتزام بجميع سياسات وإجراءات الائتمان لتقليل الديون المعدومة والخصومات
- الإشراف على إجراءات البيع في نفس اليوم لتعظيم إيرادات الغرف وإشغال الممتلكات
- فهم تأثير عمليات مكتب الاستقبال على الأهداف المالية العامة للممتلكات
ضمان خدمة عملاء استثنائية
- توفير خدمات تتجاوز المتوقع لرضا العملاء والاحتفاظ بهم
- تحسين الخدمة من خلال التواصل ومساعدة الأفراد على فهم احتياجات الضيوف
- تقديم التوجيه والتعليقات، والتدريب الفردي عند الحاجة
- وضع مثال إيجابي لعلاقات الضيوف ومنح الموظفين السلطة لتقديم خدمة ممتازة ضمن الإرشادات
- التعامل مع مشاكل وشكاوى الضيوف مع طلب المساعدة من المشرف عند الضرورة
- التفاعل مع الضيوف للحصول على تعليقات حول جودة المنتج ومستويات الخدمة
إدارة المشاريع والسياسات
- تنفيذ برنامج التعرف/الخدمة للعملاء، والتواصل وضمان العملية
- المساعدة في مراجعة بطاقات التعليقات ونتائج رضا الضيوف مع الموظفين
- ضمان أن الموظفين لديهم المستلزمات والزي الرسمي المناسب
- المساعدة في استخدام نظام تتبع معلومات الضيوف لضمان استخدام برنامج التعرف الناجح على الضيوف المتكررين
دعم التعامل مع أنشطة الموارد البشرية
- تحديد احتياجات تطوير الآخرين وتدريبهم، وإرشادهم، أو مساعدتهم لتحسين معرفتهم أو مهاراتهم
- تقديم التوجيه والاتجاه للمرؤوسين، بما في ذلك تحديد معايير الأداء ومراقبة الأداء
- تقديم ملاحظات للأفراد بناءً على ملاحظات سلوكيات الخدمة
- المشاركة في برنامج مستمر للاعتراف بالموظفين وإجراء التدريب عند الاقتضاء
- المشاركة في عملية تقييم أداء الموظف
مسؤوليات إضافية
- توفير المعلومات للمشرفين، وزملاء العمل، والمرؤوسين عبر الهاتف، أو بشكل مكتوب، أو عبر البريد الإلكتروني، أو شخصيًا
- تحليل المعلومات وتقييم النتائج لاختيار أفضل حل وحل المشكلات
- إطلاع وتحديث المديرين، والأقران والمرؤوسين بمعلومات ذات صلة في الوقت المناسب
- أداء جميع الواجبات في مكتب الاستقبال حسب الضرورة
- فهم وظائف موظفي الأجراس، ولوحة المفاتيح وعمليات خدمات الضيوف
- الامتثال لسياسات وإجراءات منع الخسائر
المؤهلات والخبرة
- شهادة الثانوية العامة أو GED مع سنتين من الخبرة في خدمات الضيوف، مكتب الاستقبال، أو مجال مهني ذي صلة
- أو درجة لمدة عامين من جامعة معتمدة في إدارة الفنادق والمطاعم، الضيافة، إدارة الأعمال، أو تخصص ذي صلة (لا تتطلب خبرة عملية)