سكرتيرة تنفيذية | إدارة مكتبية وتنسيق إداري

ملخص الوظيفة

تعلن شركة رائدة في مدينة الرياض عن توفر فرصة وظيفية متميزة لمسمى سكرتيرة تنفيذية للانضمام إلى فريق العمل المحترف. تتطلب الوظيفة كفاءة عالية في تنظيم وإدارة المواعيد والاجتماعات، استقبال العملاء والتعامل معهم بأسلوب لبق ومهني، إدارة المراسلات والاتصالات، وتنسيق الأعمال الإدارية اليومية بكفاءة، مع ضرورة إتقان استخدام أدوات وبرامج الذكاء الاصطناعي لدعم سير العمل ورفع الإنتاجية.

المهام والمسؤوليات

• تنظيم وإدارة المواعيد والاجتماعات باحترافية عالية وضمان عدم تعارض الجداول الزمنية
• استقبال العملاء والزوار والتعامل معهم بأسلوب لبق ومهني يعكس صورة الشركة
• إدارة المراسلات والاتصالات الواردة والصادرة باللغتين العربية والإنجليزية
• تنسيق الأعمال الإدارية اليومية ومتابعة تنفيذ المهام المكتبية بكفاءة
• إعداد محاضر الاجتماعات وتوثيق القرارات ومتابعة تنفيذ التوصيات
• استخدام أدوات وبرامج الذكاء الاصطناعي لأتمتة المهام الروتينية وتحسين سير العمل
• إدارة الأرشفة الإلكترونية والورقية للمستندات والملفات بسرية تامة
• التنسيق مع الأقسام المختلفة لتسهيل تدفق المعلومات وإنجاز المعاملات

المؤهلات والخبرات المطلوبة

• خبرة عملية مثبتة في مجال السكرتارية التنفيذية أو إدارة المكاتب
• إجادة تامة لبرامج مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• مهارة عالية في استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي وتطبيقات الإنتاجية الحديثة
• قدرة على العمل تحت الضغط وإدارة الأولويات المتعددة بفعالية
• حسنة المظهر ولبقة في التعامل مع كبار الشخصيات والعملاء
• إلمام جيد باللغة الإنجليزية قراءة وكتابة ومحادثة
• المعرفة بأنظمة الأرشفة الإلكترونية وإدارة الوثائق

المهارات الأساسية

• التنظيم وإدارة الوقت: تخطيط الجداول الزمنية وتنسيق المواعيد بدقة
• التواصل المهني: مهارات تواصل شفهي وكتابي متميزة باللغتين العربية والإنجليزية
• الذكاء الاصطناعي والأتمتة: توظيف أدوات AI لزيادة الكفاءة والإنتاجية
• السرية والموثوقية: التعامل مع المعلومات الحساسة بأعلى درجات التكتم
• حل المشكلات: القدرة على اتخاذ قرارات سريعة وفعالة في المواقف الطارئة
• المرونة والتكيف: الاستجابة السريعة للتغيرات في بيئة العمل الديناميكية